Som toastmaster ska du...
 Gå igenom trolig kostnad för porto, kopior samt övriga utlägg som du kan förväntas att få.
Få minst 1 månad till förberedelser.
Ta ansvaret för hela programmet från det att brudparet lämnar altaret till det att brudparet lämnat festen.
Ta reda på om brudparet/värdparet vill att det skall det vara strikt eller en uppsluppen stämning under festen. Numera har jag personligen övergått till att hålla strikt på etikett och tradition fr.o.m förrätten, därefter successivt övergå till mer fest och glam. Då fångar man de äldres, de traditionsbundnas sympatier och får alla att känna att de deltar i "det bästa hitintills".
Begär att få vara med vid planeringen av bordsplaceringen , det är enormt viktigt att du sitter på rätt ställe. Du skall vara placerad så att du har ögonkontakt med brudparet, värdarna, tärnan, bestmannen (marsalken), kökspersonalen och källarmästaren.
Undersök om det behövs högtalaranläggning och trådlös mikrofon som är vanligt vid bröllop med över 150 gäster eller utomhus i tält. Även i mindre tält så förvånas man över hur ljudet bara försvinner, då det inte har möjlighet att studsa omkring.
Få en lista med telefonnummer över alla inbjudna, bakgrundsinformation om respektive gäst.
Prata med samtliga talare, be dem kortfattat redogöra för talets innehåll så att "kaka på kaka" effekt undviks. Beräkna talets längd, hålla koll på antalet tal som riktar sig mot respektive av brudparet. Blir det för stor övervikt åt ena hållet, så bör du försöka ordna med extra talare eller annan aktivitet så harmoni uppstår. Boka in respektive talare enligt uppgjord mall (se bordsprogram, bilaga), informera talaren några dagar innan.
Skicka ut en informationshandling och presenttips till alla. De som tackat ja ska dessutom ha en lista med hålltider.
Fråga hur väl insatta respektive svärföräldrar är i tågordningen, om det är ok att du lägger upp partituret för festen och om de vill hjälpa till.
Ta reda på vilka som är vegetarianer, vilka som har allergier och mot vad. Var sitter de?
Ta reda på om det får rökas vid borden under middagen, om inte ställ ut skålar med nikotintuggummin (eller överlåt denna möjlighet som en rolighet till en talare).
Hur många barn och vilka åldrar, hur många barnstolar som behövs.
Vilka som är förlovade, traditionellt så särar man inte på nyförlovade, endast då förlovningen passerat 1 år så kan man placera hur som helst.
Hur många nykterister, var sitter de, de som inte dricker och som skall hålla tal utbringar fyrfaldigt leve efter sitt tal. Se till att de som avslutar sina tal med en skål, inte hurrar.
 - Om det finns någon med handikapp (oerhört olämpligt att placera en rullstolsbunden i fel ände av lokalen) och vilken typ.
Avdela vem av föräldrarna som ansvarar för transport av presenterna. Om det finns förvaringsmöjligheter för dem till dagen efter (kolla att lokalen har en försäkring som täcker ev. inbrott och stöld av kvarlämnade presenter).
Hur lokalen ser ut och hur borden kommer vara placerade.
Ta reda på var nödutgångarna och brandsläckarna finns.
Prata med källarmästaren, har han/hon några önskemål eller några begränsningar som du bör känna till.
Prata med det lokala taxibolaget, så att det finns transport om restaurangen inte ligger
centralt och hur många gäster som kan tänkas nyttja dem.
Informera om bordsprogrammet, kopia lämnas till källarmästaren som går igenom det med övrig personal. OBS ! låt dig ej avfärdas med orden " vi har haft 100 bröllop här, så vi kan detta". Tänk på att detta bröllop skall bli det bästa de haft, de flesta källarmästare jag träffat på hitintills har haft lite avog inställning till att man lägger sig i deras arbete, men allt som oftast har de kommit fram efteråt och dunkat en i ryggen och sagt "nu förstår jag vad du menade, kan jag få behålla papperen till nästa bröllop".
|
